どの職業の方でも、仕事量が多くて残業が続き、疲労してしまうということはありますよね？
残業が増えると、その分プライベートな時間が削られていくわけですから、長い時間頑張って仕事を終えても充実感を感じることが少ないという方も多くいらっしゃいます。
会社によっては残業代が出ないというところもあり、頑張って働いても収入は増えないというモチベーション低下にも繋がってしまうのです。
そこで今回は、残業が辛いという方のために【仕事を早く終わらせるための3つの取り組み方】をお伝えします。
仕事を早く終わらせる取り組み①【スケジュールを決める】
スケジュールを決める際は、一年や半年など長い期間のスケジュールから決めましょう。そこから3ヶ月、1ヶ月と落とし込んでいき、最終的には日々の詳細スケジュールを決めていくと、頭の中で理解しながらスケジュール管理ができます。
先のスケジュールまで決めるのが難しいという方でも、1ヶ月の仕事の業務は分かると思いますので、その中で必ず行わなければならない業務(全体ミーティングや書類関係提出、報告など)を手帳やカレンダーに記入しましょう。
そこから逆算して、日々の業務にスケジュールを落し込みます。
例えば、全体ミーティングが毎月10日にあるのならば
・8日までには報告書をまとめる。
・5日までには報告書をまとめるための情報を整理する。
・3日までには報告書をまとめるための情報収集を行う。
などと書き込んで、そこから具体的な業務内容を考えていきます。
日々の業務もスケジュール管理することで、ムダをなくし、効率化が図れます。
重要度と緊急度が共に高いものはすぐに終わらせる必要がある業務です。ですので、なるべく午前中に終わらせるようにします。
ポイント
午前中の方が頭が冴えていますし、集中力も持続します。午前中に重要な業務を終わらせると、午後からその業務内容の確認を行えるのでミスを防ぐことができます。
昼食後はお腹も満たされており、眠気や集中力が散漫になりがちですので、頭を使う業務よりも体を使った業務の方が向いています。
自分の状態も考えてスケジュールを組むことで効率よく仕事ができて、結果的には仕事を早く終わらせることに繋がるのです。
仕事を早く終わらせる取り組み②【優先順位を決める】
上記のスケジュールでも重要度、緊急度の高いものから取り組むとお伝えしましたが、これは仕事を早く終わらせる上で必ず意識して行う必要があります。
仕事をしていると色んな場面に遭遇するかと思います。
上司から急遽依頼される業務や、顧客からの突然の電話など、スケジュール管理をしていても予定通りには進まないことはしばしばあります。
そのような時でも冷静になり、まずは【優先順位】を決めましょう。決め方はその時の状況によって臨機応変に対応して下さい。
ポイント
もし、仕事量に圧倒されて余裕がない時は、すぐに終わらせることが出来る業務から片付けていきます。そうすることで短時間で仕事量を減らせるので、気持ちに余裕が出てきます。
自分の現状をしっかりと把握して、業務の優先順位を決めましょう。
注意ポイント
会社という組織で働く以上、一人では仕事ができません。上司、同期、部下との連携は必須です。
自分の中で仕事の優先順位を決めても、周囲との連携が取れていないとムダが生じる恐れがあります。
あなたが最優先に取り組んでいる業務も、上司からするとそこまで優先度の高いものではなく、結果的に時間のズレが出てしまいムダな時間になるケースもあるはずです。
そのような事をなくすためにも、あなたと上司の優先順位の認識を合わせる必要があります。意思疎通はしっかりと行い、少しでも不安な点があれば確認を取りましょう。
ココに注意
仕事上で一番ムダなことが「二度手間」です。
優先順位を決める時には周囲との共有も大切ということを心がけておきましょう。