と思っている方へ。社歴も長くなり、立場も変わってくると当然仕事量は増えます。
ですが、これまで仕事をこなしてきた経験値があるので仕事量が増えたとしても効率化を考えて業務にあたれば対応できるはずです。
仕事量が増えて対応できずに精神的に参っている人は取り組み方に問題があるかもしれません。
いつまでも同じやり方ではなく、改善すべきポイントを探して、「どうすればもっと早く仕事を終わらせることができるのか」を考えるべきです。
そこで今回は「仕事を早く終わらせるコツ」についてお伝えします。私も実行している3つの取り組み方について解説していきますので参考にしていただけると幸いです。
仕事を早く終わらせるメリット
仕事を早く終わらせるメリットはたくさんありますが、私が特に実感できたものが3つあります。
仕事のミスが減る
一つ一つの仕事を早く終わらせることができれば、その分時間に余裕ができます。その余裕ができた時間で終わらせた仕事の最終チェックができるのでミスが減らせるのです。
もしずっと仕事に追われていたら、一つの仕事を終えたらすぐに次の仕事に取りかかる状況となり、最終チェックができません。
時間の余裕は心の余裕に繋がりますので、精神的な疲労感も軽減します。
思考力が身につく
仕事を早く終わらせようと思ったら、そのためにどのような手順で業務を進めるべきなのかを考えましょう。
たとえうまくいかなくても仕事を早く終わらせようとする意識を待って行動しているので、良かった点、悪かった点の把握ができ、それをもとに次に活かすことができます。
そうやって常に考えながら仕事をしていくことで思考力が身につきます。
プライベートが充実する
仕事が早く終わると自分の時間が作れます。そうすると仕事とプライベートのメリハリがつき、プライベート時間は仕事を気にすることなく満喫することができます。
自分の中でスイッチのオンオフがはっきりとできることでメンタルバランスもコントロールでき、プライベートが充実することにより、よりいい状態で仕事に取り組むことができるのです。
では、次の項目から仕事を早く終わらせるコツとして具体的な「3つの取り組み方」についてお伝えしていきます。
◉仕事の業務が増えて疲れが取れずに疲弊している方はこちらの記事をご覧ください。
① スケジュールを決める
仕事のスケジュールを決める際は、一年や半年など長い期間のスケジュールから決めましょう。そこから3ヶ月、1ヶ月と落とし込んでいき、最終的には日々の詳細スケジュールを決めていくと、頭の中で理解しながらスケジュール管理ができます。
先のスケジュールまで決めるのが難しいという方でも、1ヶ月の業務内容は分かると思いますので、その中で必ず行わなければならない業務(全体ミーティングや書類関係の提出、実績報告など)を手帳やカレンダーに記入しましょう。
そこから逆算して、日々の業務にスケジュールを落し込みます。
例えば、全体ミーティングが毎月10日にあるのならば
・8日までには報告書をまとめる。
・5日までには報告書をまとめるための情報を整理する。
・3日までには報告書をまとめるための情報収集を行う。
などと書き込んで、そこから具体的な業務内容を考えていきます。
日々の業務もスケジュール管理することで、ムダをなくし、効率化が図れます。
重要度と緊急度が共に高いものはすぐに終わらせる必要がある業務です。ですので、なるべく午前中に終わらせるようにします。
ポイント
午前中の方が頭が冴えていますし、集中力も持続します。午前中に重要な業務を終わらせると、午後からその業務内容の確認を行えるのでミスを防ぐことができます。
昼食後はお腹も満たされており、眠気や集中力が散漫になりがちですので、頭を使う業務よりも体を使った業務の方が向いていますので、うまく使い分けましょう。
自分の状態も考えてスケジュールを組むことで効率よく仕事ができて、結果的には仕事を早く終わらせることに繋がるのです。
◉仕事が遅いのは自分ができないからなのか？そう感じている人はこちらの記事をご覧ください。
② 優先順位を決める
上記のスケジュールでも重要度、緊急度の高いものから取り組むとお伝えしましたが、これは仕事を早く終わらせる上で必ず意識して行う必要があります。
仕事をしていると色んな場面に遭遇するかと思います。上司から急遽依頼される業務や、顧客からの突然の電話など、スケジュール管理をしていても予定通りには進まないことはしばしばあります。
そのような時でも冷静になり、まずは「優先順位」を決めましょう。決め方はその時の状況によって臨機応変に対応して下さい。
ポイント
もし、仕事量に圧倒されて余裕がない時は、すぐに終わらせることが出来る業務から片付けていきます。そうすることで短時間で仕事量を減らせるので、気持ちに余裕が出てきます。
自分の現状をしっかりと把握して、業務の優先順位を決めましょう。
注意ポイント
会社という組織で働く以上、一人では仕事ができません。上司、同期、部下との連携は必須です。
自分の中で仕事の優先順位を決めても、周囲との連携が取れていないとムダが生じる恐れがあります。
あなたが最優先に取り組んでいる業務も、上司からするとそこまで優先度の高いものではなく、結果的に時間のズレが出てしまいムダな時間になるケースもあるはずです。
そのような事をなくすためにも、あなたと上司の優先順位の認識を合わせる必要があります。そのため意思疎通はしっかりと行い、少しでも不安な点があればすぐに確認を取りましょう。
ココに注意
仕事上で一番ムダなことが「二度手間」です。
優先順位を決める時には周囲との共有も大切ということを心がけておきましょう。
◉こちらの記事では、仕事をしていて余裕がないと感じている人が取るべき行動についてお伝えしています。
